כנסים והשתלמויות נערכים בקרב חברות וארגונים שונים, לאורך כל השנה. הארגון של הכנס דורש הרבה מאוד משאבים, במיוחד כאשר מדובר במשתתפים רבים העתידים להגיע אליו. כאשר בכניסה אל מקום האירוע מותקנות עמדות רישום לכנסים שמתופעלות בצורה ממוחשבת וידידותית, הדבר מאפשר למארגני הכנס לקבל את כל האינפורמציה הדרושה להם, בכל עת. עמדת רישום מתקדמת מציגה את המידע באשר לאנשים שאכן הגיעו, כאשר הם עצמם יכולים להשתמש במערכת הרישום החכמה בכדי להתנהל בצורה טובה יותר במהלך יום הכינוס.
למה חשוב לבצע רישום בכנסים רשמיים?
ארגון של ימי השתלמות ארוכים או כנסים של חברות גדולות, דורש גישה ומידע באשר להרבה מאוד אנשים, לעיתים מאות של משתתפים. סביב הכנסים מהסוג הזה ישנה הרבה עבודה, לרבות תכנון מדויק של לוח זמנים וכן מעטפת של שירותים כמו הפקת תגי שמות, עמדות מידע ואפילו ארגון של כיבוד. כאשר מוצבות עמדות רישום לכנסים בפתח המקום שבו מתקיים האירוע עצמו, כל אחד מהמשתתפים יכול לרשום את הגעתו ובכך הוא מאפשר "סימון וי" עבור מתכנני הכנס. האפשרות שלהם להבין, בכל רגע נתון, כמה אנשים כבר הגיעו וכמה עוד חסרים, מעניקה כלים לתכנון התנהלות היום וכן הפקת דו"חות ליצירת בסיס נתונים.
מה חשוב שיהיה בתוך עמדות רישום לכנסים?
על אף הרכיב החדשני שיש בתוך עמדות רישום לכנסים, המאפשר תכנון ממוחשב של כל הקשור להפקת הכנס, חשוב להעניק גם את הרכיב האנושי. העניין הזה מתאפשר בזכות דיילות מקצועיות, המלוות את תהליך הרישום ומקלות עליו מאוד. הדיילות מסייעות בהפקת תגי השמות, מעניקות שירות אדיב לכל הבאים ומעניקות סיוע גם בעמדות העצמאיות, במידה וישנן כאלה. התהליך כולו מתבצע און ליין, אבל בליווי מקצועי ואחראי של הדיילות.
חשוב שכלל הפונקציות הקשורות ברישום יהיו ידידותיות למשתמש
אין צורך בקורס מיוחד או בידע מוקדם, בכדי לבצע רישום לכנסים בדרך הכי חדשנית שיש. כל אחד מן האביזרים שעושים בהם שימוש, החל מהשימוש בעמדה המוצבת בכניסה ודרך כל אחד מהשלבים בלו"ז, הוא ממוחשב אך פשוט וידידותי מאוד למשתמש. הדבר מעודד שיתוף פעולה וגורם לתחושה של שייכות והרגשה טובה בקרב המשתתפים.