זמן זה כסף: יתרונות חשובים של שירותי מזכירות בניהול לוחות זמנים לעסקים

את האמרה שלעיל מכיר כמובן כל מנהל או בעל עסק ולא רק באופן תיאורטי, אלא בצורה מעשית ויומיומית. למעשה, חלק מהותי בהתנהלות נכונה ויעילה של עסקים קשורה בניהול לוחות הזמנים, החל בהתקשרות עם הלקוחות ועד לגבייה מספקים ולקוחות. ואולם, לא כל עסק יכול להרשות לעצמו להחזיק מזכירה במשרה מלאה או חלקית, והתוצאה היא שמנהליו נדרשים לעבודות אדמיניסטרטיביות שאינן עומדות בראש סדר העדיפויות, ולעיתים אף אינן מתבצעות בצורה יעילה. על כן, חשוב לדעת כי בימינו קיים פתרון מצוין לסוגיה זו, בדמות שירותי מזכירות של חברת ביפר הניתנים בהתאם לצרכיו הספציפיים של העסק.

מדוע נחוצים בכלל שירותי מזכירות?

מזכירה היושבת בבית העסק אמונה על מגוון רחב של פעילויות, כדוגמת תיאום פגישות וניהול יומנים. אחת הבעיות העיקריות שעימן מתמודדים עסקים בהקשר זה, הן העלויות הגבוהות שבהעסקת מזכירה, הכוללות מלבד משכורת חודשית גם תנאים סוציאליים, מס מעביד, חופשות וכיוצא בכך. יתר על כן, לעיתים המזכירות עשויות להיות חולות, להחסיר ימים, או להתנהל בצורה שאינה מספיק מקצועית מבחינת מענה אנושי או התמחות בטכנולוגיות מחשוב. אחת התוצאות העגומות היא לוחות זמנים מבולגנים או פשוט בלתי נכונים מבחינת סדר הקדימויות, וזאת לצד טעויות מצטברות שעולות בביטול פגישות ובפגיעה במוניטין. למותר לציין, שניהול לא נכון של לוחות הזמנים משמעו זמן שיורד לטמיון מדי יום, ובמילים אחרות – כסף. לבעיות אלו בדיוק נותנים מענה שירותי מזכירות חיצוניים, שאינם כרוכים בעלויות נוספות, ניתנים בזמינות וברציפות, ונעשים בצורה המקצועיות ביותר שאפשר לבקש.

היתרונות של ניהול זמנים מקצועי

כאמור, שירותי מזכירות עשויים להוות תחליף למזכירה בעסק, או להשלים את עבודתה בשעות שהיא אינה עובדת או בתקופות עומס. היתרונות המגולמים בשירותים אלו הינם רבים וחשובים. ראשית, ניהול זמנים מקצועי מוביל לכך שכל השיחות והפגישות הנעשות ומתואמות מול לקוחות אכן מתקיימות, והמשמעות היא שהעסק אינו מפספס לקוחות פוטנציאליים וקיימים. כלומר, ההשקעה של העובדים ובעלי העסק אינה מתבזבזת על ביטולים וטעויות, והיעילות העולה מתבטאת גם בהגדלת מחזור הרווחים. יתרון מהותי שני של ניהול זמנים מקצועי נעוץ בתדמיתו של עסק המספק מענה מהיר ונכון בהתאם לצרכי הלקוחות, שאינם נאלצים להמתין עד שיתקבל פתרון לבעיות ושאלות. כאשר הלקוח מרגיש שצרכיו נענים בזמן נוצר מצידו אמון בעסק, ותחושה שניתן לצעוד איתו קדימה ברמה גבוהה של ביטחון.

עוד יתרונות מהותיים

מלבד היתרונות המצוינים לעיל יש לקחת בחשבון עוד היבטים משמעותיים הנוגעים לצרכיו הייחודיים של העסק. לדוגמא, ניהול זמנים הנעשה בצורה רצינית מאפשר מענה ללקוחות ולספקים גם במועדים שאינם נכללים בשעות העבודה הרגילות, וכתוצאה מכך גדלים הזמינות והפוטנציאל העסקי באופן משמעותי. כמו כן, במידה שמדובר בעסק העובד מול גורמים ושווקים בחו"ל, ניהול מקצועי של הזמנים מאפשר לעמוד בקשר רציף ויעיל תוך התחשבות בהבדלי השעות שבין מדינות. נקודה אחרונה אך חשובה לא פחות קשורה למעקב מהימן אחר גורמים שחייבים כספים לעסק, כאשר תשומת לב מרבית לניהול הזמנים במקרה מפחיתה הפסדים והוצאות מיותרות, ומבטלת לגמרי תשלומים שנופלים בין הכיסאות.

Big Media Blog - על שיווק באינטרנט © 2016